O principal escritório de advogados português Vieira de Almeida (VdA) desejava melhorar a eficiência dos principais processos empresariais e libertar os seus advogados para que pudessem concentrar-se mais em agregar valor aos seus clientes. Com a OutSystems, o escritório projetou e implementou ferramentas de gestão de processos e fluxos de trabalho que automatizam e aceleram processos legais críticos. Mais importante ainda, a VdA está a trabalhar com a OutSystems como uma plataforma para prototipar e implementar novas iniciativas digitais que ajudarão a empresa a prosperar num setor jurídico em rápida evolução.
Dando Nova Vida a Processos Antigos
Desafio – Gerir um negócio em rápido crescimento pode ser emocionante, mas o crescimento rápido não vem sem desafios. A VdA, um dos principais escritórios de advogados de Portugal, experimentou esse crescimento em primeira mão. Com um histórico de 40 anos a fornecer representação legal e aconselhamento excepcionais, os serviços da empresa são altamente procurados. Nos últimos três anos, o escritório aumentou o seu número de colaboradores de 350 para 500, para responder à crescente procura tanto a nível nacional como através de parcerias internacionais.
Embora os advogados da VdA sejam especialistas nas suas áreas de prática legal, ainda precisam de seguir cuidadosamente os procedimentos legais estabelecidos em detalhe meticuloso.
A empresa estava sobrecarregada com processos que prendiam os advogados a tarefas administrativas rotineiras. Por exemplo, sempre que um cliente da VdA tinha uma interação com os tribunais portugueses, os advogados tinham de recuperar notificações publicadas no Citius – o sistema nacional de gestão de tribunais online – introduzi-las no sistema de gestão documental da empresa, criar calendários de fluxo de trabalho e atribuir tarefas aos advogados.
Este processo repetitivo era um candidato óbvio para automação, mas as tentativas do escritório de aumentar a eficiência utilizando uma ferramenta de gestão de processos de negócio (BPM) não foram bem-sucedidas. "A suite de BPM que tínhamos era muito difícil de gerir e não era fácil de usar", explica Rui Alves, CIO da VdA. A empresa precisava encontrar uma solução mais viável. Após uma avaliação de outras ferramentas de BPM, as interações com o parceiro da OutSystems, askblue, demonstraram que o desenvolvimento de aplicações low-code era o melhor caminho a seguir.
Indo Além do BPM, com Low-Code
Solução – A maior flexibilidade da plataforma OutSystems foi um fator crítico na decisão da VdA de mudar para low-code em vez de continuar com o projeto BPM. A empresa tem planos ambiciosos para transformar o seu negócio através da tecnologia digital, por isso, a capacidade de construir uma ampla gama de aplicações e integrar-se com diversos sistemas seria vital.
"Escolhemos a OutSystems porque não é apenas uma ferramenta de BPM. Oferece-nos uma ferramenta robusta para orquestrar fluxos de trabalho complexos de gestão de processos, mas também é uma plataforma que nos permitirá implementar outras novas iniciativas de forma mais rápida e fácil – e dentro da mesma stack tecnológica", diz Rui. "Não queremos ter uma ferramenta para cada processo; queremos uma ferramenta para todos os nossos processos e para as novas soluções que pretendemos desenvolver."
Três consultores da askblue e um gestor de projeto levaram 16 semanas para entregar a solução para a área de contencioso da VdA, e posteriormente construíram soluções para outras quatro áreas de prática nos três meses seguintes. As novas soluções integram-se com a tecnologia de automação de processos robóticos (RPA) da UiPath para automatizar o esforço manual de recuperação de notificações judiciais e configuração de fluxos de trabalho. Os advogados da VdA agora têm uma visibilidade mais clara das suas tarefas pendentes em cada caso e mais tempo para agregar valor aos clientes.
Uma Plataforma para Eficiência e Transformação
Resultados – Com a adoção da nova solução, a VdA espera obter ganhos de eficiência muito significativos. "A integração entre as nossas aplicações OutSystems e a tecnologia RPA vai poupar-nos várias horas todos os dias", diz Rui. "Esse é um tempo extra que os nossos advogados podem usar para oferecer os melhores resultados aos nossos clientes."
A transformação digital será fundamental para o futuro da VdA. Nos próximos anos, o setor jurídico português enfrentará concorrência de novos players, como empresas de consultoria, que oferecem serviços tradicionalmente prestados por escritórios de advogados.
"A OutSystems desempenhará um papel crucial nessa transformação, proporcionando-nos uma plataforma para prototipar e implementar novas ideias. Com a OutSystems, podemos agora inovar com mais facilidade, e estou entusiasmado com o que alcançaremos no futuro."
