Política de Comunicação e Tratamento de Denúncias de Infrações
O presente documento estabelece a Política de Comunicação e Tratamento de Denúncias de Infrações (em diante, “Política”), que orienta os procedimentos aplicáveis para a receção, registo, seguimento e conservação de denúncias, em conformidade com os princípios legais, definidos na Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, e na Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de outubro de 2019 relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.
Com a definição da presente Política e respetivos procedimentos, pretendemos assegurar a criação de um modelo de tratamento de denúncias independente e diligente, protegendo a confidencialidade dos dados, adotando as melhores práticas e possíveis medidas preventivas.
A Política aplica-se a todos os colaboradores da askblue e será divulgada internamente a todos os colaboradores e prestadores de serviços e ficará disponível na intranet para consulta.
Responsabilidades
É da responsabilidade do Executive Committee estabelecer, aprovar e rever a presente Política, bem como proceder à nomeação do Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações.
É da responsabilidade do Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infraçõesassegurar a confirmação da receção, avaliação, seguimento, implementação de ações e fecho de denúncias participadas através dos canais criados para o efeito, com ética e imparcialidade, efetuando a comunicação e follow-up com o denunciante, garantindo o seu direito ao anonimato e não retaliação, e garantindo a confidencialidade da identidade das pessoas que, na denúncia ou na divulgação pública, sejam referidas como autoras da infração ou que a esta sejam associadas. É da responsabilidade do Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações, quando se justifique, a comunicação com autoridade competente.
É da responsabilidade da área de Organizational Development, em conjunto com a área de Legal, assegurar que a presente política se mantém atualizada, de acordo com a legislação em vigor.
Âmbito de Aplicação
As denúncias apenas podem estar relacionadas com as infrações (cometidas, em curso ou previstas) ou tentativas de ocultação de infrações a que alude o artigo 2.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, nomeadamente: contratação pública; serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo; segurança e conformidade dos produtos; segurança dos transportes; proteção do ambiente; proteção contra radiações e segurança nuclear; segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal; saúde pública; defesa do consumidor; proteção da privacidade e dos dados pessoas e segurança da rede e dos sistemas de informação.
As denúncias podem ser efetuadas por colaboradores, prestadores de serviços, subcontratantes ou subcontratados, clientes, fornecedores, assim como por qualquer pessoa que atue sob a supervisão e/ou direção da askblue ou por qualquer pessoa que possa ser considerada denunciante ao abrigo do disposto no artigo 5.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro. As denúncias podem ser efetuadas durante o processo de recrutamento ou outra fase de relação pré-contratual, durante a relação profissional com a empresa ou após a cessação da mesma.
Meios de Comunicação
A askblue disponibiliza os seguintes canais de denúncia:
- Através de email para o endereço compliance@askblue.com;
- Através de carta para Avenida da Igreja, n.º 42, 4º dt.º, com a indicação CONFIDENCIAL e ao cuidado do Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações (com indicação de contacto do denunciante que, caso este assim pretenda, garanta o seu anonimato, para efeitos de seguimento da denúncia e de realização das comunicações ao denunciante legalmente previstas);
- Pessoalmente, com pedido de agendamento prévio através do email compliance@askblue.com.
A askblue assegura através do controlo de acessos que apenas a(s) pessoas(s) assignada(s) à receção e seguimento de denúncias tem acesso às mesmas e que os canais de denúncia estabelecidos permitem a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, a fim de garantir a sua exaustividade, integridade e conservação, bem como a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados nas denúncias. A askbluegarante ainda a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflito de interesses nas operações de receção e seguimento de denúncias. Através dos dois primeiros canais identificados, caso assim o deseje, o denunciante pode optar pelo anonimato, devendo nesse caso indicar endereço de correio eletrónico ou caixa postal que, preservando o seu anonimato, permita à askblue efetuar as comunicações legalmente previstas a respeito dos canais de denúncia externa e em matéria de seguimento da denúncia interna apresentada.
Processo de Comunicação e Tratamento de Denúncias
Denúncia
A denúncia pode ser apresentada por escrito ou verbalmente, através dos canais identificados no ponto anterior. A pedido do denunciante e de modo a apresentar denúncia verbal, a denúncia pode ser efetuada de forma presencial, mediante agendamento prévio de reunião. Caso a denúncia seja efetuada de forma verbal, a askblue, tendo obtido o consentimento prévio do denunciante, deverá efetuar a gravação da comunicação em suporte duradouro e recuperável ou em ata fidedigna, que deverão ser validadas pelo denunciante. Caso o denunciante, para preservar o seu anonimato, não pretenda assinar a ata, a mesma será enviada para o endereço de correio eletrónico utilizado pelo denunciante para requerer a reunião presencial, aquando do fecho do processo e conjuntamente com a informação das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia. Neste caso, a askblue, com recurso à anonimização dos dados constantes do suporte duradouro referido, assegurará em todo o caso a confidencialidade da identidade da(s) pessoa(s) visada(s) e requererá que o denunciante confirme por correio eletrónico a fidedignidade da ata.
O canal de denúncias interno é operado internamente pela askblue para efeitos de receção e tratamento das denúncias.
Validação Prévia da Denúncia
Após a receção da denúncia, a mesma é previamente analisada pelo Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações de forma a aferir do seu enquadramento no canal de denúncia interno, a verificar as alegações nela contida e, sendo caso disso, a promover a cessação da infração ou da infração denunciada.
Consoante a natureza da denúncia, e caso a verosimilidade desta o justifique, poderá ser aberto um processo interno de investigação ou promovida a comunicação da denúncia à autoridade competente para a respetiva investigação.
Caso as alegações contidas na denúncia sejam de todo inverosímeis ou não possam ser verificadas num processo interno de investigação, será efetuado um relatório sucinto de análise da denúncia e o denunciante dele devidamente informado, de modo a que possa fornecer toda a informação e documentos de que disponha para clarificar ou sustentar a denúncia, ou para que as alegações nela contidas possam ser verificadas.
Confirmação
O Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações, caso a denúncia tenha sido efetuada pelos canais indicados e exista uma forma de contacto com o denunciante, confirma a receção da denúncia através do respetivo canal no prazo máximo de 7 dias, informando-o, de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa.
Verificação das Alegações
Após a receção e validação da denúncia, a entidade interna responsável pelo seguimento e tratamento de denúncias deverá iniciar o processo de investigação interna das alegações através das diligências que se revelarem mais adequadas, podendo incluir a abertura de um inquérito interno ou, se for o caso, a comunicação a autoridade competente. Do processo de investigação deverá resultar um relatório com as evidências apuradas e as medidas adotadas.
Resolução e Comunicação
Após a conclusão das fases anteriores, é efetuado o encerramento do processo, informando-se o denunciante do fecho do processo e quais as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia, no prazo máximo de 3 meses a contar da data de receção da denúncia.
Os registos das denúncias, respetivos relatórios e documentos de suporte são conservados em suporte duradouro e recuperável durante um período mínimo de 5 anos ou, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia, se aplicável.
Princípios Orientadores
Boa-fé e Fundamentação
As denúncias, efetuadas através dos meios de comunicação adequados ou por qualquer outro meio, devem ter por base o princípio da boa-fé. Na altura da denúncia, o denunciante deve possuir fundamentos suficientes para crer que as informações são verdadeiras e que carecem de investigação própria, apresentando para o efeito todos os factos de que tiver conhecimento.
Confidencialidade e Tratamento de Dados Pessoais
Ao abrigo do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, os dados pessoais quer do denunciante quer de terceiros, partilhados no momento da denúncia e/ou durante o processo de investigação da mesma, serão utilizados unicamente para os fins indicados na presente Política. Os dados pessoais que não sejam relevantes para o tratamento da denúncia devem ser apagados, não se aplicando o disposto em 5.5. à conservação dos mesmos.
A identidade do denunciante e as informações por ele partilhadas que permitam deduzir a sua identidade são de natureza confidencial e apenas o Responsável pelo Tratamento de Denúncias de Infrações terá acesso a estes dados, exceto se esta partilha se revelar necessária em decorrência de obrigação legal ou decisão judicial. A confidencialidade aplica-se da mesma forma a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não sendo responsável pela receção e seguimento destas.
Não Retaliação
Entende-se por ato de retaliação o ato ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais. No seguimento da denúncia, o denunciante não poderá ser alvo de nenhum ato de retaliação por parte da askblue. Tal não se aplica se se verificar que o denunciante atuou de má fé ou tinha conhecimento no momento da denúncia que esta não correspondia à verdade ou cujos factos não eram fundamentados, caso em que poderá ser aberto processo disciplinar.
Aprovação e Revisão
A presente Política foi aprovada pela Gerência e vigora a partir de 18 de junho de 2022 e ficará disponível no nosso portal interno, nomeadamente o myaskblue, acessível a todos os colaboradores, assim como será disponibilizada no sítio eletrónico desta. A presente Política será revista de 3 em 3 anos e, em qualquer caso, sempre que a sua revisão se revele necessária a uma melhor adequação do canal de denúncia e dos processos estabelecidos ou sempre que sobrevenham alterações às normas legais aplicáveis.
Referências Legais
- Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro – Estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações
- Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.